O Facility Management é um modelo de gestão estratégica que integra na mesma equação os objetivos estratégicos para a gestão de ativos imóveis de uma empresa de forma organizada, inteligente e econômica. Ele permite gerenciar diversos setores de um negócio para reduzir custos, racionalizar processos e aumentar a disponibilidade das estruturas.
Estudos demonstram que as pessoas passam de 80% a 90% do seu tempo fechadas em edifícios, principalmente em seus locais de trabalho. Além disso, uma nova pesquisa feita no Reino Unido aponta que um terço dos funcionários do escritório não retornou ao local de trabalho desde o início da pandemia. Portanto, é fundamental que esses ambientes sejam confortáveis, produtivos e sustentáveis. Mas para que as pessoas se sintam protegidas e engajadas nos ambientes de trabalho, os edifícios precisam ser seguros, acolhedores e eficientes.
Porém, para ser realmente eficaz, a gestão de facilities deve ser bem pensada e planejada nas empresas. Afinal, manter todas as operações ligadas ao funcionamento e à manutenção da infraestrutura em harmonia, com eficiência e racionalização de custos, requer um trabalho minucioso de gestão.
Neste artigo, vamos explicar o que são facilities e como esse modelo de gestão pode contribuir para melhorar as operações e maximizar a eficiência de sua empresa.
O que são facilities
Facilities pode ser definido como as ferramentas e serviços de gestão que suportam a funcionalidade, segurança e sustentabilidade de edifícios, terrenos, infraestrutura e imóveis.
Esse modelo de gerenciamento garante a qualidade e a manutenção da infraestrutura de uma empresa, a fim de manter o seu ambiente agradável, limpo e seguro.
A gestão de instalações (facilities) inclui:
– Gestão de arrendamentos, incluindo administração e contabilidade de arrendamentos;
– Planejamento e gerenciamento de projetos de capital;
– Manutenção e operações;
– Gerenciamento de energia;
– Gestão de ocupação e espaço;
– Experiência de funcionários e ocupantes;
– Gerenciamento de emergência e continuidade de negócios;
– Gestão imobiliária.
Trata-se, portanto, de um gerenciamento interdisciplinar, que coordena as diversas atividades da empresa ligadas ao funcionamento da infraestrutura do local. Todos esses serviços facilitam o dia a dia no local de trabalho, fazendo com que ele seja melhor aproveitado.
Um exemplo é o ambiente de um banco: o trabalho de facilities começa pelo chão (com sinalização de limpeza, alerta para piso escorregadio ou para objetos que possam causar acidentes), passando pela parede (com boa pintura, cuidados para evitar tomadas sem acabamento ou proteção necessária, sem infiltrações), até chegar ao teto (com iluminação funcionando, sem risco de queda de algum objeto ou de um goteamento no aparelho de ar-condicionado fixo no teto).
O gerenciamento adequado das instalações contribui para evitar intervenções reativas e reduzir custos inesperados, que podem impactar no valor dos edifícios e equipamentos.
História do gerenciamento facilities
A atividade de Facilities Management teve origem nos Estados Unidos da América no início da década de 1970. Mas só em dezembro de 1978, com a realização da primeira conferência sobre a influência desse gerenciamento na produtividade, é que começou o processo para a atividade se formalizar.
Posteriormente, em 1980, foi criada a primeira associação de facilities, a International Facilities Management Association – IFMA. Essa instituição contribuiu muito para a divulgação e o desenvolvimento do mercado de facilities em todo o mundo, principalmente na Europa.
Nessa época, o arquiteto britânico Sir Frank Duffy passou a utilizar conceitos de facilities em projetos de escritórios. Mas somente em 1993 foi registrada oficialmente a European Facility Management Network (NEFMA).
Até pouco tempo atrás, os gestores de facilities se dedicavam exclusivamente a garantir a funcionalidade da infraestrutura predial. Mas atualmente outros fatores devem ser levados em consideração, como a gestão do espaço do trabalho, o bem-estar e o engajamento dos seus ocupantes, entre outros.
Tipos de gestão de instalações
No exercício da atividade de Facilities, podemos distinguir entre serviços de manutenção e serviços de suporte às atividades principais do edifício e da empresa. Outra distinção bastante comum é entre dois tipos de serviços: Hard Facilities Management (Hard FM) e Soft Facilities Management (Soft FM).
Os serviços Hard FM estão relacionados com a estrutura física do edifício. Eles afetam a segurança e o bem-estar dos funcionários e visitantes. Portanto, eles são exigidos por lei.
Esses serviços incluem:
* Gás, canalização e aquecimento;
* Sistemas de climatização;
* Iluminação, elétrica e mecânica;
* Sistemas de segurança contra incêndio;
* Trabalho de manutenção predial.
A Soft FM, por sua vez, concentra-se em tarefas executadas por pessoas, como serviços de custódia, contabilidade de aluguel, catering, segurança e manutenção de jardins. Essas atividades tornam o edifício mais agradável, confortável e seguro para os seus ocupantes.
Os serviços Soft FM incluem:
* Manutenção de terrenos;
* Paisagismo;
* Decoração;
* Serviços de catering (incluindo máquinas de venda automática e refrigeradores de água);
* Serviços de Limpeza;
* Controle de pragas;
* Gestão de resíduos.
Devido à complexidade dessa atividade, a maioria das equipes de facilities usa um software de gerenciamento para registrar, planejar, agendar, agir, monitorar e relatar as tarefas de gestão de qualquer instalação.
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